TÉRMINOS Y CONDICIONES DE SERVICIO – DISEÑO Y DESARROLLO WEB

Válido desde el 24 de abril de 2025

Información del proveedor del servicio:
Razón social: EVENTOS DEL NORTE S.A.S.
NIT: 900.788.944-4
Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia
Sociedad por acciones simplificada legalmente constituida en Colombia, registrada ante la Cámara de Comercio de Barranquilla.
Correo de contacto: natasha@edn-media.com

1. OBJETO DEL SERVICIO

1.1 El proveedor se compromete a desarrollar soluciones web conforme a los lineamientos acordados en la propuesta previamente enviada al cliente, que especifica alcance, tiempos estimados y condiciones comerciales.

1.2 El desarrollo se realizará con base en la información entregada por el cliente. Es responsabilidad del cliente proporcionar contenido claro, completo y alineado con los objetivos del proyecto.

1.3 Además del desarrollo web, el proveedor también ofrece servicios de branding, creación de contenido audiovisual (videos promocionales, reels, motion graphics), diseño de estrategia digital, gestión de redes sociales, asesoramiento en campañas de publicidad en línea y producción de contenidos para plataformas digitales. Estos servicios estarán sujetos a propuesta comercial independiente o anexa.

2. PLAZOS DE ENTREGA

2.1 El plazo de entrega estimado será definido en la propuesta comercial correspondiente y podrá variar según la complejidad y alcance del proyecto. Dicho plazo comenzará a contar a partir de la recepción completa del contenido necesario por parte del cliente y la confirmación del pago inicial.

2.2 En caso de que el cliente no proporcione toda la información completa y necesaria, el proyecto no podrá avanzar. No se trabajará ni se diseñará sobre información incompleta. Aun así, los plazos seguirán corriendo, ya que se ha reservado un espacio en agenda y se han destinado recursos al proyecto.

2.3 Cualquier retraso causado por demoras del cliente en entregar materiales, validar avances o solicitar cambios, impactará directamente el cronograma sin que ello implique responsabilidad del proveedor.

2.4 El proveedor no será responsable por retrasos ocasionados por eventos de fuerza mayor, caso fortuito, o cualquier situación fuera de su control razonable. Igualmente, los retrasos atribuibles al cliente no eximen el cumplimiento de los pagos establecidos ni dan lugar a reembolsos o compensaciones.

2.5 El cliente deberá revisar y aprobar los entregables en un plazo máximo de tres (3) días hábiles a partir de su recepción. Si no se recibe retroalimentación dentro de este periodo, se entenderá que el entregable ha sido aprobado de manera tácita, y el proyecto continuará con base en dicha versión. Cualquier modificación posterior será tratada como cambio adicional y podrá estar sujeta a costos adicionales.

3. ALCANCE DEL SERVICIO Y EXCLUSIONES

3.1 El servicio incluye una (1) única ronda de ajustes menores tras la entrega inicial del diseño. Se entienden por “ajustes menores” aquellas modificaciones que no alteran la estructura general, lógica funcional ni la arquitectura del proyecto, tales como cambios de tipografía, color, imágenes, textos, o ubicación de elementos ya existentes.

Cualquier solicitud de cambio que implique reestructuración del diseño, modificación de funcionalidades, adición de secciones, rediseño parcial o total, o cualquier otro ajuste que supere el alcance de los cambios menores, será considerado como modificación sustancial y deberá ser cotizada y aprobada por escrito antes de su ejecución.

Solo se permitirá una solicitud consolidada de ajustes. Cambios adicionales o presentados de forma fragmentada serán presupuestados como nuevas intervenciones.

3.2 Si el cliente proporciona un diseño realizado por un tercero ajeno al proveedor:

• El proveedor se reserva el derecho de revisar su viabilidad técnica y funcional.
• En caso de que dicho diseño no cumpla con principios básicos de experiencia de usuario, estructura responsive o buenas prácticas de desarrollo web, este deberá ser ajustado.
• El ajuste será cotizado y cobrado adicionalmente antes de iniciar cualquier fase de programación.

3.3 El proveedor no garantiza la funcionalidad de diseños externos no validados ni adaptados por su equipo. Se busca así mantener la calidad y coherencia técnica de todos los entregables.

4. POLÍTICA DE REEMBOLSOS

4.1 El cliente reconoce que el proceso creativo y de desarrollo requiere horas de trabajo, análisis, estructuración y diseño personalizado. Por ello, no se realizan reembolsos en ninguna de las siguientes situaciones:

• Cuando el cliente decide no continuar con el proyecto después de haber aprobado el diseño o solicitado cambios.
• Cuando el cliente rechaza el diseño tras la primera ronda de ajustes sin justificación técnica.
• Cuando el cliente presenta expectativas nuevas o diferentes a las expresadas en la fase inicial de planificación.

4.2 Una vez entregada la propuesta de diseño y aplicada la primera ronda de cambios, se considera que se han invertido recursos significativos en el proyecto, y no será posible reembolsar el pago inicial bajo ninguna circunstancia.

Esta política busca proteger el tiempo de trabajo invertido y evitar el uso indebido del proceso creativo por parte del cliente sin una contraprestación justa.

5. ENTREGA DE CONTENIDO Y REACTIVACIONES

5.1 El cliente se compromete a entregar todos los contenidos requeridos (textos, imágenes, referencias, accesos, etc.) en un plazo máximo de 30 días hábiles a partir del primer pago.

5.2 En caso de que el cliente no entregue los contenidos requeridos dentro del plazo máximo de treinta (30) días hábiles siguientes al primer pago, el proyecto podrá ser pausado sin previo aviso. Para su reactivación, se aplicará una penalización equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del proyecto.

5.3 Si el proyecto permanece inactivo por un periodo superior a noventa (90) días calendario, sin entregas, avances ni comunicación por parte del cliente, se considerará cancelado por abandono. En tal caso, se aplicará una tarifa de cierre equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del proyecto para cubrir los costos operativos y administrativos incurridos. El proveedor no estará obligado a conservar los archivos o reiniciar el proyecto sin una nueva contratación.

6. PAGOS Y PENALIZACIONES

6.1 Salvo estipulación contraria, los pagos se dividirán en 50% al iniciar y 50% al finalizar el proyecto. El primer pago será requisito para reservar espacio en agenda y dar inicio al desarrollo.

6.2 Todos los pagos deberán realizarse en pesos colombianos (COP), salvo acuerdo expreso para facturar en moneda extranjera. En caso de pagos internacionales, el cliente asumirá los costos de transferencia bancaria, comisiones o conversiones de divisa.

6.3 El pago final deberá realizarse en un plazo no mayor a 30 días calendario desde la entrega total o parcial del proyecto. En caso de mora en el pago final, se aplicará una penalización del 10% del valor total del proyecto una vez transcurridos quince (15) días calendario desde la fecha de vencimiento. A partir del día treinta (30), se causarán intereses moratorios equivalentes al 1% diario sobre el valor pendiente de pago, hasta un máximo acumulado del 40% del valor total del proyecto.

El proveedor podrá suspender el acceso a entregables, soporte o actualizaciones sin previo aviso en caso de incumplimiento de los pagos pactados, sin que ello implique exoneración alguna de la obligación de pago por parte del cliente.

6.4 El proveedor podrá suspender el acceso a los entregables si el cliente incurre en más de 30 días de mora, sin que esto implique exoneración del pago.

6.5 La entrega de los archivos finales del proyecto estará expresamente condicionada al pago total del valor acordado. El proveedor no entregará los archivos definitivos ni habilitará su descarga hasta haber recibido la totalidad del pago, sin excepción.

7. ENTREGABLES Y ALMACENAMIENTO

7.1 Los archivos finales del proyecto se entregarán en formato digital y estarán disponibles para descarga durante 30 días calendario posteriores a su entrega.

7.2 El proveedor no se responsabiliza por la pérdida de archivos una vez transcurrido dicho plazo, por lo que se recomienda su descarga inmediata y almacenamiento seguro por parte del cliente.

8. SOPORTE Y MANTENIMIENTO

8.1 Este contrato no contempla servicios de mantenimiento, soporte técnico o actualizaciones posteriores a la entrega, salvo que se hayan acordado y cotizado previamente como servicios adicionales.

8.2 Cualquier solicitud posterior a la entrega será tratada como un nuevo servicio independiente, y se cotizará de acuerdo con los requerimientos específicos.

9. CANALES DE COMUNICACIÓN

9.1 El canal oficial de comunicación será el correo electrónico, y será el único medio válido para acordar cambios, entregas, autorizaciones o consultas técnicas.

9.2 Las reuniones virtuales podrán agendarse según disponibilidad de ambas partes.

9.3 Todas las comunicaciones realizadas por correo electrónico entre las partes, incluyendo aquellas relacionadas con solicitudes de cambios, validaciones de entregables, autorizaciones, acuerdos comerciales adicionales o ajustes en los plazos, se considerarán válidas y vinculantes. Estas comunicaciones constituirán prueba suficiente del consentimiento y la voluntad de las partes, y tendrán plena fuerza contractual, salvo disposición expresa en contrario.

Las comunicaciones a través de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp o similares) podrán utilizarse únicamente como medios auxiliares para coordinación operativa o consultas rápidas, pero no tendrán valor contractual ni se considerarán prueba de aceptación formal de condiciones, salvo confirmación posterior por correo electrónico.

10. CONFIDENCIALIDAD

Ambas partes se obligan a mantener en estricta confidencialidad toda la información técnica, comercial, visual o estratégica compartida durante el desarrollo del proyecto. Esta obligación subsistirá incluso después de la terminación del contrato, por un periodo de cinco (5) años, salvo que la información sea de dominio público o deba revelarse por mandato legal.

10 BIS. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El proveedor se compromete a cumplir con la Ley 1581 de 2012 y demás normas colombianas y extranjeras aplicables en materia de protección de datos personales.

En caso de que durante la ejecución del proyecto se acceda o procese información personal de terceros (formularios web, registros de usuarios, datos de contacto, etc.), el cliente será responsable de obtener las autorizaciones necesarias para dicho tratamiento. El proveedor actuará como encargado del tratamiento únicamente en el marco del proyecto, y no almacenará ni reutilizará dicha información sin consentimiento.

Ambas partes se obligan a implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción.

11. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA

11.1 Estos términos y condiciones son de obligatorio cumplimiento para ambas partes una vez se haya realizado el primer pago del proyecto.

11.2 La realización del pago inicial constituye aceptación expresa de todos los puntos aquí detallados, sin necesidad de firma física o digital adicional.

12. PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR

12.1 Todos los diseños, desarrollos, códigos fuente, estructuras, maquetas, videos, imágenes, textos y demás entregables creados por el proveedor en el marco del presente contrato son propiedad exclusiva del proveedor hasta que se haya recibido el pago total acordado por el proyecto.

12.2 Una vez recibido el pago total, EVENTOS DEL NORTE S.A.S. cede al cliente todos los derechos patrimoniales sobre los entregables producidos, incluyendo su uso, reproducción, modificación, adaptación, distribución y comunicación pública, sin limitación territorial ni temporal, conforme a la legislación colombiana.

12.3 Esta cesión no implica la entrega de archivos editables, versiones intermedias o recursos de trabajo internos, salvo que se haya acordado expresamente por escrito entre las partes.

12.4 El proveedor se reserva el derecho moral de ser reconocido como autor de las obras entregadas, salvo pacto expreso en contrario.

12.5 El proveedor podrá utilizar elementos sujetos a licencias de terceros (bancos de imágenes, fuentes tipográficas, música, plugins u otros recursos digitales) en el desarrollo del proyecto. Dichas licencias serán adquiridas por el proveedor bajo condiciones estándar de uso comercial no exclusivo, y se utilizarán conforme a sus términos.

El cliente podrá hacer uso del producto final entregado, incluyendo dichos elementos, siempre que se respete el destino previsto (uso digital, comercial o institucional). No obstante, el proveedor no cede la titularidad de dichas licencias, ni garantiza su validez fuera del alcance del proyecto, salvo que se haya adquirido una licencia exclusiva a nombre del cliente por solicitud expresa.

12.6 El proveedor podrá utilizar versiones resumidas o visuales de los proyectos entregados para fines promocionales, incluyendo su publicación en su sitio web, redes sociales o portafolio comercial, salvo que el cliente indique expresamente lo contrario por escrito antes de la entrega final.

13. FUERZA MAYOR

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento total o parcial de sus obligaciones cuando dicho incumplimiento se deba a causas de fuerza mayor o caso fortuito, tales como desastres naturales, conflictos armados, pandemias, cortes prolongados de energía, fallas masivas de internet, actos gubernamentales, bloqueos o cualquier otra situación que escape al control razonable de la parte afectada.

La parte que alegue fuerza mayor deberá notificarlo por escrito a la otra parte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia. Durante el tiempo que dure el evento, se suspenderán las obligaciones afectadas sin que ello dé lugar a indemnización alguna.

Si la situación de fuerza mayor se extiende por más de sesenta (60) días, cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato sin penalización, mediante notificación escrita.

14. CLÁUSULA DE INDEPENDENCIA

Las Partes declaran expresamente que el presente contrato no constituye, ni podrá interpretarse como, una relación laboral, sociedad, asociación, mandato, agencia ni ningún otro tipo de vínculo distinto al de una prestación de servicios independiente.

El Proveedor actúa en todo momento como un contratista autónomo e independiente, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera para la ejecución de sus actividades. Ninguno de sus empleados, colaboradores, socios o subcontratistas podrá considerarse, en ningún caso, como empleado, agente o representante del Cliente.

El Proveedor será el único responsable por el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, laborales, de seguridad social y parafiscales derivadas de la relación con su personal o terceros involucrados en la ejecución del presente contrato, manteniendo indemne al Cliente frente a cualquier reclamación en tal sentido.

15. TERMINACIÓN ANTICIPADA

Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato de manera anticipada, sin necesidad de justa causa, mediante notificación escrita enviada con al menos quince (15) días hábiles de antelación.

En caso de terminación anticipada:

a) El cliente deberá pagar al proveedor todos los montos adeudados hasta la fecha de terminación, incluyendo los servicios efectivamente prestados y los gastos incurridos.

b) El proveedor entregará al cliente los entregables en estado de avance correspondiente al momento de la terminación, siempre que se hayan realizado los pagos proporcionales correspondientes.

c) No habrá lugar a reembolsos por pagos ya efectuados, salvo pacto expreso en contrario.

d) En caso de que el cliente no cumpla con sus obligaciones contractuales (incluyendo, sin limitarse a, la entrega de información, la validación de entregables o los pagos acordados), el proveedor podrá dar por terminado el contrato de forma inmediata, sin necesidad de preaviso y sin perjuicio de ejercer acciones legales para reclamar los daños y perjuicios que correspondan.

16. NO DENIGRACIÓN Y REPUTACIÓN ONLINE

Ambas partes se comprometen a abstenerse de realizar declaraciones falsas, despectivas, ofensivas o que puedan afectar negativamente la reputación, imagen o credibilidad de la otra parte, ya sea en medios digitales, redes sociales, foros públicos, blogs, plataformas de calificación de servicios, o cualquier otro canal de comunicación, durante la vigencia del contrato y por un periodo de doce (12) meses posteriores a su terminación.

En caso de controversia o insatisfacción, las partes acuerdan primero agotar un canal de diálogo privado y confidencial para resolver la situación antes de emitir comentarios públicos.

El incumplimiento de esta cláusula podrá dar lugar a las acciones legales correspondientes por daños y perjuicios, sin perjuicio de otras medidas que puedan resultar aplicables.

17. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

17.1 Este contrato se regirá e interpretará conforme a las siguientes disposiciones, según el lugar de residencia del cliente:

a) Clientes domiciliados en los Estados Unidos:
El presente contrato se regirá por las leyes del Estado de Florida, EE. UU. En caso de disputa, ambas partes acuerdan someterse a la jurisdicción exclusiva de los tribunales competentes del condado de [Miami-Dade / Miami], renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

b) Clientes domiciliados en Colombia o cualquier otro país:
El contrato se regirá por las leyes de la República de Colombia. En caso de disputa, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los jueces ordinarios de la ciudad de Barranquilla, Atlántico, renunciando expresamente a cualquier otra jurisdicción que pudiera corresponder.

17.2 En caso de contrataciones electrónicas internacionales, las partes acuerdan que el presente documento constituye un contrato vinculante, válido y exigible conforme a las normas sobre contratación electrónica y firma digital vigentes en las respectivas jurisdicciones.

17.3 La responsabilidad del proveedor por cualquier concepto relacionado con la prestación de los servicios contratados, ya sea por incumplimiento, daño, error técnico, retraso, interrupción, contenido defectuoso o cualquier otra causa, estará limitada en todo caso al monto total efectivamente pagado por el cliente en virtud del presente contrato.

En ningún evento el proveedor será responsable por daños indirectos, consecuenciales, especiales, punitivos o ejemplares, incluyendo pero no limitado a pérdida de ingresos, utilidades, reputación, oportunidades comerciales, datos o cualquier otro daño económico, aun si el cliente hubiere advertido de la posibilidad de dichos daños.

El cliente declara aceptar expresamente esta limitación como condición esencial para la contratación del servicio.

18. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES

El proveedor se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar de manera unilateral los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento, cuando tales modificaciones sean necesarias para adaptarse a cambios normativos, mejoras técnicas, prácticas generalmente aceptadas del sector, o por razones comerciales justificadas.

Toda modificación será notificada al cliente mediante publicación en el sitio web oficial del proveedor o por correo electrónico. Las nuevas condiciones se considerarán aceptadas si el cliente continúa utilizando los servicios o realiza nuevos pagos después de la notificación.

En caso de que una modificación implique cambios sustanciales en las obligaciones del cliente, este podrá manifestar su desacuerdo por escrito en un plazo de cinco (5) días hábiles desde la notificación. En tal caso, ambas partes podrán acordar condiciones particulares o resolver el contrato sin penalización.